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La ricezione e la gestione delle segnalazioni comportano il trattamento di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del RGPD. Vengono trattati solo i dati cosiddetti «comuni» (nome, nome, indirizzo email, numero di telefono). I trattamenti non devono contenere dati particolari come l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l'appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici al fine di identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona (articolo 9 del
GDPR).Se la segnalazione contiene dati particolari o dati personali relativi a condanne penali o reati come definiti dal RGPD, (trasmessi al segnalante o a terzi), il Titolare del trattamento li distruggerà, salvo nei casi in cui il trattamento sia autorizzato dalla legge.
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.Il trattamento viene effettuato nel rigoroso rispetto del RGPD e del CNIL Framework relativi al trattamento dei dati personali destinati all'implementazione di un sistema di allerta, versione del 6 giugno 2023, in particolare le disposizioni relative al sistema di raccolta e gestione interna delle segnalazioni professionali (DAP).
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La durata della conservazione e dell'archiviazione dei dati personali relativi a una segnalazione varierà a seconda che la segnalazione sia efficace o meno.
Se il titolare del trattamento decide di dare seguito a una segnalazione o se viene avviata un'azione disciplinare o contenziosa, tutti i dati personali raccolti durante l'indagine possono essere conservati fino alla fine della procedura, fino alla scadenza del termine di prescrizione (sei anni) o all'esaurimento dei rimedi (articolo 133-3 del codice penale).
Nel caso in cui l'istruzione di allerta non porti ad alcun follow-up, i dati personali devono essere distrutti o resi anonimi entro due mesi dalla fine dell'indagine (legge Sapin II).
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.Secondo i moduli previsti dalla legge, l'interessato ha il diritto di chiedere la correzione dei dati personali inesatti e l'integrazione dei dati incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli 15 e seguenti del GDPR.
Nell'ambito di una procedura disciplinare, l'interessato ha il diritto di revocare, in qualsiasi momento, il proprio consenso alla divulgazione della propria identità senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca (articolo 13 del GDPR).
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